おすすめの業務改善ツール6選！業務改善ツールの必要性や選ぶ際のポイントを解説
業務改善ツールと一口にいっても、名刺管理ツールやタスク・プロジェクト管理ツールなど、様々な種類があります。業務改善したいという理由だけでは、ツールをただ導入しただけで、業務改善にはつながりません。
今回はおすすめの業務改善ツールやツールの必要性、選ぶ際のポイントについて解説します。
おすすめの業務改善ツール6選
おすすめの業務改善ツールとして次の6つが挙げられます。
- 名刺管理ツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
- RPA
- マーケティングツール
- オンライン会議ツール
- コミュニケーションツール
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.名刺管理ツール
名刺管理ツールとは、名刺を一元管理し、営業活動の効率化や企業全体の資産として活用することを目的としたツールです。元々、名刺は個人で管理することが一般的でしたが、個人管理だと属人化しやすく、従業員が退職してしまうと人脈が切れてしまうといったリスクがありました。
名刺管理ツールであれば、名刺情報をデータ化し、データベースとして保存が可能です。データベース化して企業全体で情報共有できれば、属人化を防いで、効率的な営業活動が行えるようになります。
また、近年は名刺情報が売上拡大の重要な要素であると考える企業が増えていることから、営業支援ツールと連携できるツールも増えています。
2.タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールとは、タスクの可視化や共有が行えるツールです。タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば、現場にいなくても常に最新の状態で進捗状況などを確認できます。
そのため、タスク漏れやスケジュール遅れを素早く確認でき、円滑なプロジェクト進行が可能です。
3.RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行っているデータ収集や集計といった業務をソフトウェアロボットによって自動化できるツールです。RPAを活用すれば、パソコン上で行う単純な定型作業を正確かつ迅速に完了できます。
これら業務時間を大幅に削減できる他、入力間違いといった人為的なミスの削減にも寄与できます。
4.マーケティングツール
マーケティングツールとは、マーケティング業務を改善・効率化してくれる支援ツールの総称です。顧客情報管理や営業支援、市場調査できるものまで、様々な種類があります。
マーケティングツールを活用すれば、運用・管理を自動化して業務を効率化できるだけでなく、効果的なタイミングで顧客にアプローチできるため、成果の最大化も見込めるでしょう。
5.オンライン会議ツール
オンライン会議ツールとは、パソコンやタブレットを活用してテレビ電話ができるツールです。インターネット環境下であればどこにいても会議に参加できるため、移動コストの削減や業務効率化に寄与できます。
オンライン会議ツールは携帯に備わっているテレビ電話と違って、画面共有や録画、チャットといった様々な機能が備わっています。そのため、対面会議に近い感覚で、会議を行うことが可能です。
6.コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、情報共有や意思伝達を迅速に行うことを目的に開発されたツールです。個人利用を目的に爆発的に普及したLINEが有名ですが、近年はChatworkやSlack、社内SNSなど、ビジネスでの利用を目的としたコミュニケーションツールも増えています。
コミュニケーションツールのメリットは、連絡のしやすさです。今までのコミュニケーション手段は電話やメールが主流でした。
しかし、電話の場合は相手の都合が悪い場合は連絡が取れません。メールの場合はビジネス定型文を活用して文章をしっかりと考えないといけない他、相手が連絡を確認したか返答が来るまで分かりませんでした。
コミュニケーションツールの場合、最低限のビジネスマナーさえ押さえておけばLINEのような感覚で気軽にやりとりが可能です。また、スタンプ・アクション・グループチャットといった各種機能を活用すれば、スムーズな情報共有や意思伝達が可能となります。
これにより、業務連絡や周知にかかる時間を短縮して、業務の効率化を図ることが可能です。
現場の連携不足を改善したいのならば無線がおすすめ！
現場での連携不足を改善したい場合は無線がおすすめです。気軽に連絡できる手段としては携帯電話が挙げられますが、音声による複数人への一斉通信ができない他、電話帳から相手を選択する手間がかかります。
一方、無線の場合は送信ボタンを押せば、音声による複数人への一斉通信が行えるため、迅速な情報伝達が可能です。ただし、無線には「特定小電力トランシーバー」「簡易無線」「IP無線」といった種類がある他、近年はスマホを無線として活用できる無線アプリも登場しています。
無線の種類によって通信距離やメリット・デメリットが異なるため、各無線を比較したうえで自社に適した無線を選ぶことが大切です。
そもそも業務改善ツールとは？
業務改善ツールとは、ITを活用したツールのことです。業務の効率化や可視化、自動化など、テクノロジーを活用して業務の改善を促すものを業務改善ツールと呼びます。
業務改善ツールを上手に活用できれば、コスト削減やミスの軽減、属人化の防止、業務時間の削減、生産性向上、人手不足解消などに寄与できるでしょう。また、業務改善ツールは業務のデジタル化や社内全体でのデータ共有といった側面も持っているため、DX推進にも大きく関わってきます。
業務改善ツールが必要な2つの理由
業務改善ツールが必要な理由として次の2つが挙げられます。
- オンラインへの急速な移行
- 少子高齢化による労働人口の減少
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.オンラインへの急速な移行
新型コロナウイルスが大流行した2020年以降、全国で外出自粛が呼びかけられ、テレワークが一気に普及しました。テレワークの導入に伴って、場所問わずデータやファイルを閲覧・共有できる環境の整備を余儀なくされ、多くの企業が業務のオンライン化を進めることとなりました。
業務改善ツールによるオンライン化が成功すれば、働き方改革につなげられる他、DXも推進しやすくなるため、その分だけ市場優位性を高められます。人材を確保し、他社との競争に勝ち抜いていくためには、業務改善ツールは必要不可欠です。
2.少子高齢化による労働人口の減少
厚生労働省の「我が国の人口について」によれば、日本の人口は2065年には総人口が9,000万人を割り込み、生産年齢人口（15～64歳）も減少し続けると公表しています。
帝国データバンクが2023年2月に公表した「人手不足に対する企業の動向調査」によると、2023年1月時点で人手不足を感じている企業の割合は正社員が約51％、非正社員でも約31％に達しています。
労働人口の減少によれば、これまで以上に人手不足が深刻化し、2人で行っていた業務に、1人しか人員を配置できないという自体にもなりかねません。従業員の業務負担を軽減していくためには、業務改善ツールを導入し、短時間で多くの業務をこなせる体制を整備する必要があります。
業務改善ツールを導入する4つのメリット
業務改善ツールを導入するメリットとして次の4つが挙げられます。
- 生産性の向上
- コストの削減
- 働き方改革の推進
- ヒューマンエラーの削減
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.生産性の向上
業務改善ツールを導入して、単純作業の自動化や、業務の効率化に成功すれば、人的リソースを生産性の高い業務に割くことができます。
人為的なミスも削減できるため、従業員の負担を減らして、パフォーマンスを最大に引き出すことも可能です。
2.コストの削減
不要な業務を削減することで、その業務に割いていた時間や発生していた人件費や輸送費、印刷代といったコストを削減できます。
また、業務効率化によって人手不足が解消できれば、採用や教育・研修などにかかっていたコストも削減可能です。
3.働き方改革の推進
業務改善ツールの導入は、働き方改革の推進にもつなげられます。働き方改革とは、労働者の事情にあわせて、多様な働き方を選択できる社会を実現するための取り組みです。
2019年から時間外労働の上限規制など、働き方改革に関連する法律が順次施行されています。業務改善ツールの導入をすれば、業務効率化によって労働時間の短縮や残業時間の削減にもつなげられるため、働き方改革を実現して、ワークライフバランスを向上させられます。
ワークライフバランスが向上すれば、従業員の満足度向上にも寄与できるため、労働意欲向上による企業の成長や定着率向上による人材流出リスクを軽減できるでしょう。
4.人為的なミスの削減
人が業務をするとミスはつきものです。膨大な量の単純作業を繰り返していると、ミスしていることにも気付いていない場合もあります。
一方、機会は1度設定した作業を正確に繰り返すことができます。そのため、業務改善ツールによって業務を自動化すれば、人為的なミスを削減することが可能です。
業務改善ツールを選ぶ際の5つのポイント
業務改善ツールを選ぶ際のポイントとして次の5つが挙げられます。
- 現状を把握する
- 操作しやすいツールかどうか
- セキュリティはしっかりしているか
- 現状のシステムとの互換性はあるか
- 無料トライアル・サポートサービスの有無
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.現状を把握する
業務改善ツールを選ぶ際は、自社の現状把握が欠かせません。業務改善ツールは名刺管理ツールやタスク・プロジェクト管理ツールなど様々な種類があるため、ただツールを導入しただけでは、業務改善につながりません。
どのような業務が行われているのか、工数はどの程度あるのかなど、現場社員とともにタスクを洗い出し、どこが問題でどのような課題があるかをしっかりと把握しましょう。問題点が把握できれば、必要な機能が分かるため、ツール選定をスムーズに行えます。
2.操作しやすいツールかどうか
操作しやすいツールであるかも選ぶ際の重要なポイントです。どれだけ優れたツールであっても、操作しにくいツールだと定着率が低下する他、業務効率を悪化させてしまいます。
そのため、機能性よりも操作性や導入部署のITレベル、利用用途に適したツールを選ぶようにしましょう。
3.セキュリティはしっかりしているか
デジタル化する際の注意点として挙げられるのが、セキュリティ体制です。データ消失は企業にとって大きな痛手となりますし、情報漏えいが発生してしまうと顧客の信頼は失墜します。
そのため、セキュリティがしっかりしていて、信頼できるツールを選ぶようにしましょう。
4.現状のシステムとの互換性はあるか
社内で使用されているシステムを把握したうえで、現状のシステムと互換性のあるツールを導入することも大切です。社内システムと互換性のあるツールを導入すれば、シームレスなデータ連携が可能となるため、社内全体で情報を共有しやすくなり、生産性の向上につながります。
DXへ取り組む際、システム同士の連携は必須事項です。ツールを導入する際は、社内システムとの互換性も考慮するようにしましょう。
5.無料トライアル・サポートサービスの有無
無料トライアルやサポートサービスの有無も選定時に確認しておきましょう。ツールを選定した後は、スモールスタートが基本です。スモールスタートとは、少しずつ使用していき、徐々に使用範囲を拡大していくことを指します。
自社に適したツールだと思って導入しても、実際に使用してみるとイメージと違う可能性があります。そのため、選定したツールに課題やリスクがないか確認しなければなりません。
ツールの相性を確かめるためにも、無料トライアルが備わっているツールを選ぶことが大切です。
また、無料トライアルと併せて、サポートサービスの有無や充実性も確認しておきましょう。ツールを使用していると、不具合や不明点が発生することがあります。
サポート体制が整備されているツールであれば、操作方法を教えてくれたり、フォローしたりしてくれるため、安心してツールを使用できます。
まとめ
少子高齢化による労働人口の減少や多くの企業がオンライン化していく中で企業の競争力を維持・向上させていくためには、業務改善ツールによる業務効率化が欠かせません。しかし、業務改善ツールは名刺管理ツールタスク・プロジェクト管理ツールなど様々な種類があり、ツールによって改善できる業務は異なります。
また、同じ種類であってもツールによって機能が異なるため、業務改善したいという理由だけでは導入しただけで、業務改善にはつながりません。業務改善ツールを導入する際は、企業の現状をしっかりと把握し、必要な機能が実装されているツールを選ぶようにしましょう。
